Een kerstpakket voor je beste klant, een fles wijn na een succesvolle deal of een bedrukt notitieboekje als bedankje. Relatiegeschenken zijn een mooie manier om waardering te tonen aan zakelijke relaties. Maar hoe verwerk je deze kosten in je administratie? In deze blog ontdek je hoe je relatiegeschenken boekt, welke grootboekrekening je gebruikt en met welke fiscale regels je rekening moet houden.
Wat zijn relatiegeschenken volgens de Belastingdienst?
Voordat je een geschenk inboekt, is het belangrijk om te bepalen om welk type uitgave het gaat. Het doel van het geschenk en de ontvanger kunnen namelijk invloed hebben op de fiscale behandeling.
- Relatiegeschenken: cadeaus aan bestaande of potentiële zakelijke relaties, zoals een fles wijn, een kerstpakket of een luxe pen. Deze vallen doorgaans onder representatiekosten, waarvoor een beperkte aftrek kan gelden.
- Promotieartikelen: artikelen die je inzet om je bedrijf onder de aandacht te brengen, bijvoorbeeld op beurzen of evenementen. Denk aan bedrukte promotie pennen, aanstekers of notitieblokken. Afhankelijk van het gebruik en de omstandigheden kunnen deze als reclamekosten worden aangemerkt.
- Personeelsgeschenken: cadeaus aan je eigen medewerkers. Hiervoor gelden onder andere de regels van de Werkkostenregeling (WKR).
Een bedrukte pen die je op een beurs uitdeelt, kan bijvoorbeeld als promotieartikel worden aangemerkt. Een luxe geschenkpakket voor een vaste klant valt doorgaans onder relatiegeschenken. Dit onderscheid is belangrijk voor de fiscale verwerking.
De juiste grootboekrekening kiezen
Voor een overzichtelijke administratie kun je verschillende soorten geschenken op aparte grootboekrekeningen boeken. Zo houd je de kosten eenvoudig uit elkaar.
Veelgebruikte voorbeelden zijn:
- 4300 Representatiekosten / Relatiegeschenken: voor cadeaus aan externe zakelijke relaties.
- 4400 Reclame- en promotiekosten: voor bedrukte weggevertjes en andere promotieartikelen.
- 4500 Personeelskosten / WKR: voor geschenken aan medewerkers.
De exacte rekeningnummers kunnen per boekhoudpakket en onderneming verschillen. Controleer daarom welke indeling binnen jouw administratie wordt gebruikt.
Boekingsvoorbeeld van een relatiegeschenk
Stel: je koopt een relatiegeschenk van € 100 exclusief btw. Bij 21% btw bedraagt het totaal € 121.
Boeking wanneer de btw aftrekbaar is:
- Debiteer € 100 op de grootboekrekening 'Relatiegeschenken'.
- Debiteer € 21 op 'Te vorderen btw'.
- Crediteer € 121 op 'Bank/Crediteuren'.
Boeking wanneer de btw niet aftrekbaar is:
- Debiteer € 121 op de grootboekrekening 'Relatiegeschenken'.
- Crediteer € 121 op 'Bank/Crediteuren'.
Of je de btw daadwerkelijk mag aftrekken, hangt af van de toepasselijke btw-regels en de omstandigheden van het geschenk.
Aftrekbaarheid van relatiegeschenken
Relatiegeschenken vallen voor de inkomsten- en vennootschapsbelasting doorgaans onder de gemengde kosten. Hiervoor gelden beperkingen bij het aftrekken van kosten van de winst.
Methode 1: Procentuele aftrek
Bij deze methode trek je een vastgesteld percentage van de gemengde kosten af.
Voor 2026 gelden de volgende percentages:
- Eenmanszaak of vof (inkomstenbelasting): 80% aftrekbaar.
- BV (vennootschapsbelasting): 73,5% aftrekbaar.
Methode 2: Drempelregeling
Bij de drempelregeling zijn de gemengde kosten aftrekbaar voor zover ze boven de toepasselijke drempel uitkomen.
Voor ondernemers die onder de inkomstenbelasting vallen, bedraagt de algemene drempel in 2026 € 5.700.
Voor ondernemingen die onder de vennootschapsbelasting vallen, gelden andere regels. De drempel wordt daarbij mede bepaald door de loonsom.
Welke methode is het voordeligst?
Welke methode het gunstigst is, hangt af van de totale gemengde kosten, de ondernemingsvorm en de toepasselijke fiscale regels.
Bij relatief lage gemengde kosten kan de procentuele aftrek voordeliger zijn. Bij hogere kosten kan de drempelregeling interessanter worden.
Laat bij twijfel een boekhouder of belastingadviseur beoordelen welke methode het beste past bij jouw onderneming.
De btw-regels en de € 227-grens
Voor relatiegeschenken gelden specifieke btw-regels. Deze zijn onder andere vastgelegd in het Besluit Uitsluiting Aftrek voorbelasting (BUA).
Bij de beoordeling van de btw-aftrek zijn de volgende punten belangrijk:
- De € 227-grens: voor relatiegeschenken geldt een grens van € 227 exclusief btw per begunstigde per boekjaar. Daarbij wordt gekeken naar de totale relevante uitgaven voor die begunstigde.
- Btw-aftrek bij de ontvanger: wanneer de ontvanger de btw zelf geheel of grotendeels zou kunnen aftrekken als deze het product had gekocht, kan dit invloed hebben op de toepassing van de BUA-regels.
- Overschrijding van de grens: wanneer de totale uitgaven boven de grens uitkomen, kan dit gevolgen hebben voor de btw-aftrek. Een eventuele correctie moet volgens de geldende btw-regels worden verwerkt.
De btw-behandeling hangt af van de specifieke situatie. Controleer daarom altijd of je aan de voorwaarden voldoet.
Bedrukte promotieartikelen inzetten voor jouw merk
Naast traditionele relatiegeschenken kun je ook kiezen voor bedrukte promotieartikelen. Hiermee breng je jouw bedrijf op een herkenbare manier onder de aandacht bij klanten, prospects en andere zakelijke contacten.
Wanneer promotieartikelen fiscaal als reclamekosten worden aangemerkt, kunnen andere aftrekregels gelden dan voor representatiekosten. Het toevoegen van een logo betekent echter niet automatisch dat alle kosten en btw volledig aftrekbaar zijn.
Denk bijvoorbeeld aan een bedrukte drinkfles, een handige powerbank, een set pennen of een praktische draagtas. Dit zijn artikelen die ontvangers bij verschillende dagelijkse activiteiten kunnen gebruiken. Met een persoonlijke bedrukking geef je jouw merk daarbij extra zichtbaarheid.
De rol van bedrukking bij zakelijke geschenken
Of je nu kiest voor een promotieartikel voor een groot evenement of een persoonlijk geschenk voor een select gezelschap, met bedrukking geef je het product een herkenbare uitstraling.
Er zijn verschillende druktechnieken mogelijk, zoals zeefdruk, tampondruk, full colour bedrukking en lasergraveren. Afhankelijk van het artikel en de gewenste uitstraling kies je de techniek die het beste bij jouw wensen past.
Houd rekening met eventuele instelkosten per druktechniek. Wil je individuele namen toevoegen? Dan kunnen daar aanvullende kosten bij komen.
Voor bijzondere zakelijke relaties is een gegraveerde pen of een set uit onze collectie luxe schrijfwaren een stijlvolle keuze. Voor grotere oplages zijn full colour bedrukte pennen of promotie sleutelhangers interessante mogelijkheden.
Maak indruk met bedrukte relatiegeschenken
Een goed gekozen relatiegeschenk is een persoonlijke manier om waardering te tonen aan klanten en zakelijke relaties. Door bewust te kiezen tussen verschillende soorten geschenken en promotieartikelen, stem je jouw uitgaven af op je doelgroep, marketingdoelen en budget.
Bij Van Helden helpen we je graag bij het vinden van een passend geschenk. Van een praktische bedrukte pen tot een luxe geschenkset met persoonlijke gravure: er zijn volop mogelijkheden om jouw merk onder de aandacht te brengen.
Heb je vragen over bedrukkingsmogelijkheden of wil je persoonlijk advies van onze specialisten? Ons team helpt je graag bij het maken van de juiste keuze. Neem contact op met onze klantenservice of vraag een vrijblijvende offerte aan voor jouw specifieke wensen.