Ons ISO 26000 beleid
Wat betekent ISO 26000 voor Van Helden Relatiegeschenken en haar zakelijke relaties?
ISO 26000 is een internationale ISO-norm op basis waarvan organisaties en bedrijven kunnen aangeven én aantonen dat zij zich bewust zijn van de verschillende facetten van maatschappelijk verantwoord ondernemen ende daarbij behorende acties daadwerkelijk uitvoeren. Van Helden Relatiegeschenken is voor zover bekend een van de eerste distributeurs van relatiegeschenken en promotionele producten ter wereld die volgens de principes van ISO 26000:2010 werkt. In veel andere branches is ISO 26000:2010 inmiddels een vertrouwde norm.
Werken volgens deze ISO-norm betekent dat Van Helden Relatiegeschenken zich bewust is van een aantal maatschappelijke kernthema’s en actief en op verantwoorde wijze omgaat met deze thema’s, al dan niet in overleg resp. samenwerking met haar toeleveranciers en afnemers. Op deze wijze dragen alle betrokkenen hun steentje bij aan een betere wereld. Een wereld waarin drie P’s een belangrijke en gelijkwaardige rol spelen: People, Planet en Profit.
MVO kernthema’s
Los van de organisatiestructuur van Van Helden Relatiegeschenken die zodanig is ingericht dat het gehele bedrijf betrokken wordt bij het MVO-beleid, onderscheidt ISO 26000:2010 een zestal kernthema’s.
1. Mensenrechten
Bij dit thema gaat het om veilige werkomstandigheden, het openstaan voor klachten van medewerkers, het verschaffen van gelijke kansen voor iedereen, ongeacht afkomst, ras, sexe, geloof of sexuele geaardheid, het toestaan van burger- en politieke rechten, de fundamentele arbeidsrechten (zoals het uitbannen van gedwongen arbeid of kinderarbeid, etc). Zaken die in Europa en zeker in Nederland goed zijn geregeld, maar waar het nogal eens aan schort in landen in Azië. Juist in die landen worden veel artikelen geproduceerd die door Van Helden Relatiegeschenken worden aangeboden. Om die reden stelt het bedrijf zeer strenge eisen aan haar toeleveranciers. Toetsing ter plaatse vindt in opdracht van de suppliers plaats waar Van Helden Relatiegeschenken bij inkoopt. Het gaat hierbij om SA 8000 audits die o.a. door Asian Inspection en CTI worden gehouden. De SA 8000 norm is specifiek voor dit doel ontwikkeld. Besloten is dat álle toeleveranciers van Van Helden Relatiegeschenken die buiten Europa zijn gevestigd, uiterlijk in 2019 SA 8000 gecertificeerd moeten zijn. Eind 2015 zal meer dan 50% van de toeleveranciers SA 8000 gecertificeerd zijn.
Een belangrijk middel om de naleving van mensenrechten in landen als China en India te bevorderen is het betalen van realistische inkoopprijzen. Van Helden Relatiegeschenken is één van de grootste relatiegeschenkenleveranciers in Nederland en kan door haar inkoopvolume werken met scherpe prijzen. In alle gevallen zijn deze prijzen gebaseerd op realistische inkoopprijzen, dat wil zeggen, inkoopprijzen die de toeleveranciers in staat stellen om conform de eisen van ISO 26000:2010 om te gaan met hun personeel, zowel sociaal als financieel.
2. Arbeidspraktijk
Maatschappelijk gezien worden vele eisen gesteld aan de arbeidspraktijk. Die praktijk kan per land verschillen. Van Helden Relatiegeschenken zorgt voor een goede omgang met haar personeel, hanteert goede arbeidsvoorwaarden, laat functies toetsen door AWVN, zorgt voor goede en veilige werkomstandigheden, kent goede pensioenvoorzieningen terwijl haar medewerk(st)ers gebruik kunnen maken van een uitgebalanceerd pakket opleidingen en trainingen.
Van haar toeleveranciers verlangt Van Helden Relatiegeschenken ook een dergelijk beleid. Zij kan hier enige druk op uitoefenen door te kiezen voor suppliers van promotionele producten die hun toeleveranciers in landen als China en India te laten certificeren voor de hiervoor besproken norm SA 8000.
3. Milieu
Het onderwerp ‘milieu’ heeft twee dimensies. Ten eerste de wijze waarop Van Helden Relatiegeschenken in haar eigen vestigingen met het milieu omgaat. Ten tweede gaat het om de milieuaspecten die verbonden zijn aan de door haar verkochte producten.
In haar bedrijfsvoering stimuleert Van Helden Relatiegeschenken maatregelen die er voor zorgen dat de belasting van het milieu zo laag mogelijk wordt. Per m2 bedrijfsoppervlakte is inmiddels het energiegebruik lager dan in vergelijkbare ondernemingen. Voortdurend wordt gezocht naar manieren om producten milieuvriendelijk te verpakken en te distribueren. In dit verband wordt o.a. gebruik gemaakt van de ‘groene oplossingen’ van DHL en andere vervoerders. Schoonmaak van de bedrijfspanden vindt plaats met behulp van speciale biologisch afbreekbare en zeepvrije schoonmaakmiddelen. De verlichting is energiezuinig en schakelingen zijn daglichtafhankelijk gemaakt. Daarnaast heeft het volledige wagenpark een energielabel A – B.
Van Helden Relatiegeschenken realiseert zich dat een deel van de door haar aangeboden producten nog niet aan als milieuvriendelijk valt te kwalificeren. Dit heeft te maken met het karakter van het bedrijf: het is een handelsbedrijf dat vraag en aanbod bij elkaar brengt. Opdrachtgevers letten daarbij niet altijd op milieuaspecten.
Andere producten binnen het assortiment zijn wel in meerdere of mindere mate milieuvriendelijk. Soms door de productiemethode, soms doordat ze extra lang meegaan, soms door het materiaalgebruik. Van Helden Relatiegeschenken realiseert zich dat deze milieuaspecten tot dusverre te weinig gecommuniceerd zijn. Er zal in de komende tijd extra aandacht aan dit onderwerp besteed worden, waarbij o.a. gewerkt wordt aan een milieuclassificatiesysteem dat in de catalogi en/of op de website vermeld wordt.
Wat catalogi betreft, Van Helden Relatiegeschenken stimuleert het gebruik van de website als informatiebron voor de door haar aangeboden producten. Een deel van de afnemers hecht echter nog steeds aan de gedrukte catalogus. Deze wordt zo milieuvriendelijk geproduceerd (fsc-papier, klein formaat). Over enige tijd zal de papieren catalogus niet meer nodig zijn.
4. Eerlijk zakendoen
Transparantie is het kernwoord bij de wijze waarop Van Helden Relatiegeschenken zaken wil doen met haar toeleveranciers en afnemers. Duidelijkheid over prijzen, geen verborgen voorwaarden, een ruimhartig recall-beleid en een zeer streng anti-corruptiebeleid dat geldt voor alle landen waar zaken worden gedaan. Er worden geen geschenken met een waarde van meer dan € 100,- aan derden aangeboden en medewerkers is het ook niet toegestaan dergelijke geschenken te accepteren. Soms zijn uitzonderingen mogelijk: in sommige culturen kan iemand in verlegenheid worden gebracht als een aangeboden geschenk geweigerd wordt. In die gevallen kan van deze regel worden afgeweken, uitsluitend na overleg met de directie. Dat geldt ook in die gevallen waarin zakelijke reizen worden aangeboden.
Van Helden Relatiegeschenken verwacht van haar relaties dat zij geen ontoelaatbare geschenken of diensten aan haar medewerkers aanbieden.
Van Helden Relatiegeschenken opereert in een branche waarin veel aanbieders actief zijn. Ten opzichte van haar concurrenten wordt een scherpe koers gevaren waarbij Van Helden Relatiegeschenken als een van de grootste marktpartijen prijsvoordelen kan behalen vanuit haar grote inkoopvolume. Maar altijd zal daarbij sprake zijn van eerlijke handelspraktijken.
Van Helden Relatiegeschenken respecteert bij haar productbeleid de eigendoms- en auteursrechten van derden.
5. Consumentenaangelegenheden
Als leverancier van relatiegeschenken en promotionele producten doet Van Helden Relatiegeschenken zaken met bedrijven en niet met de finale consument. Het bedrijf acht zich uiteraard wel verantwoordelijk voor de productveiligheid van haar artikelen. Vrijwel alle producten die van buiten de EU worden geïmporteerd zijn voorzien van een Europees (CE) certificaat, waarmee de productveiligheid wordt gegarandeerd. Zoals eerder aangegeven is sprake van een ruimhartig recall-beleid als sprake is van fouten in de geleverde producten.
Van Helden Relatiegeschenken informeert haar afnemers over de kenmerken en de aandachtspunten met betrekking tot de door haar geleverde producten, bijvoorbeeld via gebruiksaanwijzingen. De afnemers kunnen die informatie doorspelen aan de eindconsument.
6. Betrokkenheid bij de gemeenschap
Van Helden Relatiegeschenken acht zich zeer betrokken bij de lokale gemeenschap rond haar vestigingen. Dit uit zich in een gestructureerd beleid met betrekking tot financiële sponsoring en productsponsoring, naast regelmatige financiële bijdragen aan acties van goede doelenorganisaties.
Het bedrijf doet dit omdat het vindt dat het op dit gebied, zoals elk ander bedrijf, een maatschappelijke verantwoordelijkheid heeft. Beleid is dat niet bekend wordt gemaakt welke activiteiten precies worden gesponsord of anderszins ondersteund, en welke goede doelen financieel gesteund worden. Het gaat jaarlijks om substantiële bedragen.
ISO 26000:2010: communicatie
Van Helden Relatiegeschenken houdt haar medewerkers voortdurend op de hoogte van de vorderingen die inzake de uit deze norm voortvloeiende doelstellingen gemaakt zijn en betrekt de medewerkers maar ook haar zakelijke relaties daar zoveel mogelijk bij.
Het plaatsen van dit –zeer ingekorte- ISO 26000:2010 document op haar website is hier een voorbeeld van. Periodiek zal op de website verslag worden gedaan van de gerealiseerde prestaties.
Meer weten over ISO 26001:2010 en Van Helden Relatiegeschenken? Of interesse in het complete ISO 26000 document van Van Helden Relatiegeschenken? Bel 0344 - 640 200 of mail naar info@vanhelden.nl!